Política de Privacidad

1. Identificación del responsable del tratamiento

La presente Política de Privacidad (en adelante, la “Política”) regula el tratamiento de datos personales recabados por Workflow507 en el marco del Servicio Airecontrol y los demás canales oficiales del prestador. Para los efectos de la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales y su reglamento (Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021), el responsable es:

Entidad responsable: Workflow507 (establecimiento comercial de persona natural).
Titular: Jeziel Elias Leira López.
RUC: 8-783-1657 D.V. 23.
Aviso de Operación N°: 8-783-1657-2014-438387.
Domicilio: Barrio Balboa, Distrito de La Chorrera, Provincia de Panamá Oeste, República de Panamá.
Correo de contacto: info@workflow507.com.
WhatsApp / Teléfono: +507 6780-3613.

2. Alcance

La presente Política aplica a:

El sitio airecontrol.workflow507.com y todos sus subdominios.
La aplicación SaaS Airecontrol y los servicios asociados, presentes o futuros, prestados por Workflow507.
Las comunicaciones realizadas mediante WhatsApp, correo electrónico u otros canales oficiales del prestador.
Los formularios de contacto, registro, suscripción y demás mecanismos de captura de datos operados por Workflow507.

Al acceder al sitio, registrarse, contratar o iniciar conversación con nuestros canales oficiales, el titular reconoce haber leído y aceptado los términos de esta Política.

3. Doble rol: responsable y encargado del tratamiento

Conforme al artículo 4 de la Ley 81 de 2019, Workflow507 actúa bajo dos roles distintos según el tipo de datos:

3.1 Como responsable del tratamiento respecto de los datos personales del Usuario contratante (titular de la Cuenta), tales como nombre, correo electrónico, teléfono, datos de facturación y datos de uso de la Plataforma.

3.2 Como encargado del tratamiento respecto de los datos personales que el Usuario registra sobre sus propios clientes finales (nombre, teléfono, dirección, identificación de equipos de aire acondicionado, fotografías, historial de servicio). En estos casos:

El Usuario es el responsable del tratamiento frente a sus clientes finales y debe contar con base legal y consentimiento adecuado para registrarlos en la Plataforma.
Workflow507 trata dichos datos exclusivamente bajo instrucciones del Usuario y con la única finalidad de prestarle el Servicio.
Workflow507 no utiliza los datos de los clientes finales del Usuario para finalidades propias, comerciales o de entrenamiento de modelos.

4. Categorías de datos personales que recabamos

4.1 Datos del Usuario contratante

Nombre completo.
Correo electrónico.
Número de teléfono o WhatsApp.
Nombre comercial, tipo de operación (técnico independiente, taller, empresa) y zona de operación.
Datos de facturación cuando el Usuario los proporcione (RUC, dirección de facturación).
Versión y fecha de aceptación de los Términos, dirección IP y agente de usuario al momento del registro (registro de aceptación con fines probatorios).

4.2 Datos de los clientes finales del Usuario

Cargados por el Usuario en su propio espacio de la Plataforma, sin que Workflow507 los utilice para finalidades distintas a las descritas:

Nombre, teléfono, dirección o ubicación de los clientes finales.
Identificación de equipos de aire acondicionado (marca, modelo, número de serie, ubicación).
Fotografías de los equipos y de los trabajos realizados, así como reportes y observaciones técnicas asociadas.
Historial de mantenimientos, órdenes de trabajo, cotizaciones e importes facturados por el Usuario a sus clientes finales.

4.3 Datos recabados automáticamente

Dirección IP y ubicación aproximada derivada de la IP.
Tipo de navegador, dispositivo y sistema operativo.
Páginas visitadas, tiempo de permanencia y fuente de referencia.
Identificadores de cookies y tecnologías similares.

4.4 Datos de pago

Los pagos se procesan exclusivamente a través de Paddle.com Market Ltd. en su carácter de Merchant of Record. Workflow507 no almacena ni tiene acceso directo a los datos completos de tarjetas, débito o cuentas bancarias. El tratamiento que realiza Paddle se rige por su política, disponible en paddle.com/legal/privacy.

4.5 Datos sensibles

Por regla general, Workflow507 no solicita datos personales sensibles en los términos del artículo 4, numeral 9 de la Ley 81 de 2019. Si de manera excepcional el Usuario o sus clientes finales suministran datos sensibles a través de fotografías o reportes, el Usuario declara contar con el consentimiento expreso e informado para su tratamiento.

5. Finalidades del tratamiento

Prestar, mantener, facturar y mejorar el Servicio Airecontrol.
Permitir al Usuario operar su negocio: gestionar clientes, equipos, mantenimientos preventivos, órdenes de trabajo, cotizaciones y reportes.
Gestionar suscripciones, renovaciones, cancelaciones y reembolsos.
Cumplir obligaciones contractuales, fiscales, contables y regulatorias.
Enviar comunicaciones transaccionales (confirmaciones, recibos, avisos del servicio, alertas de seguridad).
Enviar comunicaciones comerciales sobre actualizaciones del Servicio y contenido relevante, siempre que el titular haya otorgado consentimiento, el cual podrá revocarse en cualquier momento.
Analizar el uso del sitio y del Servicio de manera agregada para mejorar rendimiento, contenido y seguridad.
Prevenir, detectar y perseguir fraudes, abusos y actividades no autorizadas en la Plataforma.
Conservar registros mínimos de aceptación de los Términos y consentimientos otorgados con fines probatorios.

6. Base legal del tratamiento

Tratamos los datos personales con base en los siguientes fundamentos, conforme al artículo 5 y concordantes de la Ley 81 de 2019:

Consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular, manifestado al completar formularios o contratar el Servicio.
Ejecución de una relación contractual o precontractual solicitada por el titular.
Cumplimiento de obligaciones legales del responsable (fiscales, contables, regulatorias, prevención de blanqueo de capitales).
Interés legítimo del responsable para mejorar el servicio, prevenir fraudes y proteger los derechos de Workflow507, sus clientes y terceros, ponderado adecuadamente frente a los derechos del titular.

7. Encargados de tratamiento (proveedores)

Workflow507 no vende, alquila ni comercializa datos personales. Los datos pueden ser comunicados a los siguientes encargados de tratamiento, estrictamente para cumplir las finalidades descritas, bajo acuerdos de confidencialidad y tratamiento conforme a estándares internacionales:

Cloudflare, Inc. (Estados Unidos) — hosting (Workers), base de datos (D1), almacenamiento de archivos (R2/Buckets), CDN, seguridad y protección DDoS.
Paddle.com Market Ltd. (Reino Unido) — procesamiento de pagos como Merchant of Record y emisión de facturación electrónica.
Resend Inc. (Estados Unidos) — envío de correos electrónicos transaccionales.
PostHog Inc. (Estados Unidos / Unión Europea) — analítica de producto y telemetría agregada.
Google LLC (Estados Unidos) — autenticación con Google (OAuth) cuando el Usuario opte por ese método.
Autoridades judiciales y administrativas cuando exista obligación legal o requerimiento válido.

8. Transferencias internacionales de datos

Los datos pueden ser almacenados y procesados en servidores ubicados fuera de la República de Panamá, principalmente en los Estados Unidos de América, la Unión Europea y el Reino Unido. Al aceptar esta Política, el titular autoriza expresamente dicha transferencia internacional, conforme al artículo 36 de la Ley 81 de 2019, en el entendido de que los encargados ofrecen niveles adecuados de protección a través de sus marcos contractuales y certificaciones reconocidas.

9. Cookies y tecnologías similares

Cookies estrictamente necesarias: imprescindibles para el funcionamiento del sitio (sesión, autenticación, preferencias básicas). No requieren consentimiento.
Cookies analíticas: PostHog, para entender de manera agregada cómo se utiliza el Servicio.

El Usuario puede gestionar las cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de ciertas cookies puede limitar la funcionalidad del sitio.

10. Plazos de conservación

Datos de prospectos / contacto: hasta veinticuatro (24) meses desde el último contacto.
Datos de Usuarios activos y de sus clientes finales: durante toda la relación contractual y hasta noventa (90) días calendario después de la cancelación, plazo en el cual el Usuario podrá exportar la información.
Datos analíticos: agregados o anonimizados, hasta veintiséis (26) meses.
Registros de facturación, contables y de aceptación de Términos: por el plazo exigido por la normativa fiscal y comercial panameña, que en ningún caso será inferior a cinco (5) años contados desde la finalización del ejercicio fiscal correspondiente.

Vencidos los plazos, los datos serán suprimidos, anonimizados o bloqueados según corresponda.

11. Derechos del titular (ARCO+)

Conforme a los artículos 27 y siguientes de la Ley 81 de 2019, el titular tiene derecho a:

Acceso: conocer qué datos personales se tratan sobre él y las finalidades del tratamiento.
Rectificación: corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Cancelación o supresión: solicitar la eliminación cuando los datos no sean necesarios para los fines tratados.
Oposición: oponerse al tratamiento por motivos legítimos.
Portabilidad: recibir los datos en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
Revocación del consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo y sin afectar la licitud del tratamiento previo.

Cómo ejercer estos derechos. El titular puede enviar solicitud al correo info@workflow507.com indicando su identidad (mediante copia de documento de identificación) y el derecho que desea ejercer. La solicitud será atendida en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles desde su recepción.

Reclamos ante la autoridad. El titular tiene el derecho de presentar reclamos ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), entidad designada por la Ley 81 de 2019 para la protección de datos personales en la República de Panamá.

Solicitudes sobre clientes finales del Usuario. Cuando un titular ejerza derechos respecto a datos cargados por un Usuario en su espacio (por ejemplo, su técnico o taller), Workflow507 trasladará la solicitud al Usuario responsable y colaborará para atenderla en plazo.

12. Seguridad de la información

Workflow507 adopta medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables para proteger los datos personales, incluyendo:

Cifrado TLS/SSL en todas las comunicaciones con el sitio.
Aislamiento estricto entre cuentas de organizaciones (multi-tenant con separación lógica a nivel de base de datos y autorización por cada consulta).
Control de acceso, principio de mínimo privilegio y registro de auditoría sobre operaciones sensibles.
Almacenamiento en proveedores con certificaciones reconocidas (SOC 2, ISO 27001 o equivalentes).
Copias de seguridad periódicas y monitoreo continuo de seguridad.
Verificación de identidad para magic links y rotación de tokens de sesión.

Ningún sistema es completamente invulnerable. En caso de un incidente de seguridad que afecte datos personales, Workflow507 notificará a los titulares afectados y a la autoridad competente en los plazos exigidos por la legislación aplicable.

13. Menores de edad

El Servicio está dirigido exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años. Workflow507 no recaba intencionalmente datos de menores de edad. Si tomamos conocimiento de que se han recabado datos de un menor sin consentimiento del representante legal, los eliminaremos de inmediato.

14. Modificaciones a la Política

Workflow507 podrá modificar esta Política para reflejar cambios legales, operativos o tecnológicos. La versión vigente estará siempre publicada en esta página con la fecha de última actualización. Las modificaciones sustanciales serán notificadas al correo electrónico del Usuario con preaviso mínimo de quince (15) días calendario.

15. Ley aplicable y jurisdicción

La presente Política se rige por las leyes de la República de Panamá, particularmente por la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 y su reglamento. Cualquier controversia será sometida a los tribunales ordinarios de la ciudad de Panamá, sin perjuicio de los derechos del titular para acudir a la ANTAI o, cuando corresponda, a la ACODECO.

16. Contacto

Responsable: Jeziel Elias Leira López — Workflow507.
RUC: 8-783-1657 D.V. 23.
Aviso de Operación: 8-783-1657-2014-438387.
Email: info@workflow507.com.
WhatsApp / Teléfono: +507 6780-3613.
Domicilio: Barrio Balboa, La Chorrera, Panamá Oeste, República de Panamá.